Data Kunjungan (Presensi) dengan Google Docs

Awal tahun pelajaran, merupakan saat yang lumayan padat, dimana semua warga sekolah, baik guru, karyawan dan siswa sangat sibuk dengan kegiatan PPDB, MOPDB, Persami, dan pembagian buku paket oleh perpustakaan.

Saya sendiri, sebagai petugas perpustakaan, tak lepas dari sebuah kegiatan rutin tahunan, yaitu persiapan perpustakaan dan pembagian buku paket untuk siswa.

Pada tahun ini, persiapan yang kami lakukan agak beda dengan tahun sebelumnya.

Sedikit bercerita, pada tahun ajaran lalu, perpustakaan sudah memiliki software otomasi perpustakaan berbasis web dengan menggunakan Senayan dari Diknas, yang masih digunakan sampai sekarang. Otomasi yang kedua adalah aplikasi kunjungan atau kehadiran siswa di perpustakaan dengan menggunakan Ms Office Excel yang kami buat sendiri. Dari worksheet kunjungan tersebut, secara otomatis kami dapat mengetahui JUMLAH kunjungan per hari, dan siapa saja yang berkunjung, termasuk grafik kunjungan tiap bulan.

Pada tahun ini, kami memiliki ide lain. Memilih berbelok arah dari Ms Office Excel kepada Google Docs sebagai senjata untuk aplikasi kunjungan siswa.

Kami memanfaatkan beberapa fitur dari Google Docs untuk membantu dalam realisasi ide kami ini, antara lain :

- Google Form digunakan sebagai halaman muka dari aplikasi

- Spreadsheet sebagai senjata utama, dengan memanfaatkan beberapa rumus dan chart, memudahkan kami dalam merekap jumlah kunjungan tiap bulan

- Time stamp, sebuah kolom yang otomatis muncul pada google form, dimanfaatkan sebagai tanda waktu kapan dan jam berapa siswa dan guru berkunjung ke perpustakaan. Sebenarnya, fitur ini adalah fitur yang kami anggap paling penting, sebagai tanda waktu, dimana pada tahun sebelumnya belum pernah dipakai sama sekali.

Berikut adalah screenshot dari aplikasi kunjungan yang kami buat :

Cukup menuliskan NIS yang tertera dalam kartu anggota perpustakaan yang dibawa saat masuk, kita sudah dapat me-record siapa dan kapan yang berkunjung pada saat itu juga.

Di bawah ini adalah screenshot dari halaman admin/worksheet hasil record tadi, ini sudah kami utak-atik dengan menggunakan rumus dan chart, hasilnya seperti ini :

Dari halaman sederhana tersebut dapat dilihat jumlah kunjungan tiap bulan melalui grafik dan detailnya di tabel sebelah kanan.

Memang, ini bisa dibilang masih jadul, karena sudah banyak yang menggunakan barcode sebagai tanda masuk ke perpustakaan atau daftar hadir lainnya. Selain itu, kebutuhan koneksi internet yang terus menerus juga mutlak harus ada untuk menggunakan aplikasi ini. Namun sekali lagi, keamanan dari virus, jaminan data tidak hilang karena terformat, dan tentu saja tidak memenuhi hardisk, menjadi beberapa alasan mengapa saya kepincut dengan Web Apps semacam ini.

CMIIW.