Tekno

Kanban Board untuk Produktivitas Harianmu!

Kali ini saya akan mengulas tema yang lumayan “mumeti” tapi terbukti manjur untuk perbaikan manajemen usaha dan pekerjaan harian saya. Saya sudah membuktikan, kuncinya mau dan berusaha istiqomah. Berikut ulasan tentang kanban board untuk produktivitas harianmu!

Flashback: Alur Kerja Acak-acakan

Beberapa tahun lalu saya ngobrol dengan seorang dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. Beliau adalah salah satu pelanggan dari toko saya yang beberapa kali order kaos family dan couple bareng istrinya.

Saking seringnya order, beliau paham betul alur kerja saya yang acak-acakan terutama masalah timing pada proses desain sampai produksi. Mana order yang masuk duluan, prosesnya sudah sampai mana. Sebenarnya semua memang sudah tercatat, akan tetapi nggak rapi sama sekali, acak-acakan bahkan sampai bisa kelupaan ada order yang gak digarap. Sampai pada akhirnya beliau memberi saran tentang bagaimana mengatur pola pekerjaan dengan beberapa cara.

Sekian waktu berlalu, saya terus nyoba cara-cara yang beliau ajarkan, dan ternyata saya malah tambah penasaran bagaimana mengatur alur pekerjaan/orderan yang “SESUAI DENGAN SAYA” dan cocok dengan kebutuhan alur order Kiye Kaose Inyong. Akhirnya ketemu salah satu yang cocok untuk manajemen alur kerja saya adalah tools Kanban Board.

Kanban Board

Kanban Board adalah alat bantu visualisasi status pekerjaan, dengan memanfaatkan kartu-kartu yang digeser antar kolom-kolom status pekerjaan.

Kanban Board untuk Produktivitas
Kanban Board Simple

Untuk mudahnya, kita membuat kolom-kolom status pekerjaan yang sesuai dengan proses pada bidang usaha atau pekerjaan masing-masing. Misal untuk board dasar ada tiga kolom yaitu To Do, Doing dan Done. Jika disesuaikan dengan kebutuhan orderan maka bisa diganti menjadi Order Masuk, Proses, dan Selesai.

Teknisnya, ketika ada order masuk, maka ditulis judul ordernya pada barisan kolom Order masuk. Mulai diproses, judul order tadi digeser ke kolom Proses, jika sudah selesai geser lagi ke kolom selesai.

Manfaat yang didapat

Sejak membuka usaha kaos, saya sudah menggunakan kanban board seperti ini sebenarnya, hanya saja belum diterapkan dengan maksimal, jadi hanya sebatas asal pakai saja.

Dengan menggunakan kanban board, saya bisa memantau bagaimana proyek berjalan. Sudah sampai tahap mana, dan mana yang sudah selesai. Namun kembali lagi manfaat yang didapatpun sesuai dengan kebutuhan masing-masing ya, karena beda kebutuhan maka beda konten kanban board-nya.

Adapun manfaat lain yang didapat jika menggunakan kanban board dengan maksimal adalah:

  • Memudahkan manajemen pekerjaan
  • Melihat mana yang menjadi prioritas pekerjaan
  • Fleksibel, karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan
  • Memudahkan komunikasi pekerjaan ketika bekerjasama dengan tim

Cara Membuat Kanban Board

Untuk membuat kanban board ada setidaknya dua cara yang bisa dilakukan sesuai dengan media yang digunakan. Ada yang menggunakan media tradisional yaitu papan dan sticky notes (label tempel), sementara media digital menggunakan perangkat PC atau smartphone untuk mengaksesnya.

Kanban Board Tradisional

Kanban Board tradisional
Workflow pada kanban board
kanban board tradisional
kanban board tradisional

Dengan menggunakan papan tulis sebagai medianya, kita bisa mengatur apa saja kolom yang tertera yang mewakili proses pekerjaan rutin. Cukup sesuaikan dengan kebutuhan ya agar pemanfaatannya lebih maksimal.

Kanban Board Digital

Kanban Board digital untuk saat ini menjadi pilihan utama bagi saya, karena tiap hari kerjaannya ya di depan PC/laptop. Untuk mendapatkan kanban board digital kita bisa memilih di beberapa website seperti Monday.com, Trello, Asana, Jira dan Meistertask.

Saya sudah mencoba beberapa diantaranya, rata-rata trial beberapa hari saja. Namun sampai hari ini yang masih bisa terpakai secara gratis adalah kanban board dari Meistertask.

tampilan Kanban Board di Meistertask
tampilan Kanban Board di Meistertask

Pada dashboard kanban di meistertask, kita bisa membuat kolom step/langkah pekerjaan. Contoh yang saya buat punya urutan kerja seperti ini :

Order Masuk –> Design/Setting –> Produksi –> Ready –> Done

Masing-masing kolom bisa diberi warna sesuai keinginan, sengaja dibedakan agar lebih jelas jeda antar alur kerja.

Kolom pertama “Order Masuk“, saya isi ketika ada order baru masuk, misal kaos, cetak banner, cetak offset atau sekedar setting gambar. Lengkap dengan nama pemesan dan detail order seperti warna dan jumlah.

Ketika sudah mulai mengerjakan, saya geser task yang dikerjakan dari kolom “Order Masuk” ke kolom Design/Setting. Begitu seterusnya, misal sudah ACC dan masuk produksi, maka task tersebut digeser ke kolom Produksi. Setelah selesai, siap masuk ke kolom Ready, dan ketika sudah selesai semua dan lunas, task tersebut geser ke kolom Done.

Kurang lebih begitu workflow/alur kerja pada satu orderan, untuk order lain juga diperlakukan dengan sama persis.

Untuk memilih mana yang prioritas, tentu di bagian atas sendiri yang harus didahulukan, maka ketika ada order baru pastikan masuk pada baris paling bawah di tiap kolom yang tersedia.

Website Meistertask bisa kita akses pada laman berikut : https://www.mindmeister.com/

Kita diharuskan registrasi terlebih dahulu ya untuk bisa menggunakan fitur-fitur pada meistertask.

Setelah berhasil registrasi melalui website resminya, kita juga bisa menggunakan Meistertask versi android. Silakan mengunduh pada link berikut : Meistertask di Google Playstore.

Kanban Board untuk produkivitas harian

Itu hanya sekedar contoh orderan yang saya atur dalam kanban board di meistertask, untuk kebutuhan lainnya silakan disesuaikan agar pemakaiannya lebih maksimal. Misal untuk daftar pekerjaan yang workflow-nya rutin, bisa kok pakai Kanban Board.

Demikian sedikit ulasan tentang Kanban Board untuk produkivitas harian. Semoga bermanfaat.

Oya, buat kamu yang mau tanya-tanya soal meistertask atau lainnya, bisa di kolom komentar ya. Monggo…

Barakallahufiikum.

Related Articles

Dukung Kami dengan Komentar Terbaikmu!

Back to top button